Home

Minggu, 19 Januari 2014

13 tips manajemen waktu yang akan merubah hidup anda



Jika anda ingin membuat perubahan nyata dalam hidup anda, anda harus terlebih dahulu memulai dengan belajar bagaimana secare efisien mengelola waktu anda. Siapa pun yang mengetahui bagaimana mengelola waktu, akan juga mengetahui bagaimana mengelola hidup. Manajemen waktu yang baik adalah tentang prioritas yang tepat, baru setelah itu tercipta manajemen yang tepat untuk hidup anda. Kualitas hidup anda tergantung pada manajemen yang cerdas dari waktu anda dan bukan oleh jumlah energy yang anda konsumsi pada apa yang anda lakukakan.

Apakah anda selalu merasa kehabisan waktu dan anda tidak dapat melakukana apa yang dijadwalkan?

Apa anda selalu merasa bahwa anda tidak memiliki waktu cukup untuk diri sendiri?

Apakah anda merasa bahwa anda hidup dan bekerja di lingkungan yang penuh tekanan tanpa hasil positif?

Jika jawaban untuk salah satu pertanyaan diatas adalah YA, maka sudah saatnya untuk mengubah hidup anda dan mulai menghabiskan waktu anda dengan bijaksana dan efisien. Anda harus berjanji pada diri anda sendiri bahwa anda akan menjadi lebih terorganisasi dan fokus pada tujuan anda dan bahwa anda akan menggunakan waktu untuk kebaikan anda sendiri.



1.    Menguasai daftar hal – hal yang harus anda lakukan (to-do-list)

To-do-list yang baik dan efisien haruslah mencakup tugas-tugas dan kegiatan anda saat ini serta tugas – tugas yang harus diselesaikan dalam waktu dekat. Untuk setiap item dalam daftar, anda harus menetukan kapan dan berapa banyak waktu yang anda butuhkan untuk menyelesaikannya. Tugas yang berulang dapat direncanakan untuk hari – hari tertentu dimana anda memiliki waktu yang tepat untuk menyelesaikannya.

Anda tidak boleh meremehkan pentingnya perencanaan tugas – tugas anda. Sebuah rencana yang baik dan akurat dapat memberikan anda kontol yang besar dari waktu anda. Anda harus menyadari apa yang terpenting bagi anda dan menempatkannya pada urutan atas di daftar anda.


2.    Buat rencana SMART (Specific-Measureable-Achievable-Reasonable-Timeline)

Rencanakan tugas yang paling sulit di awal setiap minggu sehingga anda akan lebih santai menjelang akhir minggu dan sebelum akhir pecan. Tugas yang sulit lebih baik dijadwalkan di awal minggu (Senin atau Selasa), sementara tugas – tugas yang lebih mekanis atau rutin di sekitar pertengahan minggu dan mendekati akhir minggu (kamis dan jumat), waktu anda bisa sedikit lebih bebas dan santai karena di kedua hari ini telah menumpuk kelelahan dan stress sebagai akibat dari pekerjaan di hari – hari sebelumnya.


3.    Belajarlah untuk mengatur prioritas anda


Anda harus belajar bagaimana secara efisien mengatur prioritas – prioritas anda. Tugas yang paling penting harus berada di peringkat lebih tinggi dalam daftar. Cobalah untuk menerapkan prinsip Pareto di mana 80 % dari prestasi anda dihasilkan dengan melakukan 20 % usaha anda. Dengan kata lain, cobalah untuk bekerja cerdas dan sederhana. Jangan mengabaikan tugas – tugas penting anda untuk mencapai hasil yang tidak signifikan.


4.    Kunci Manajemen waktu yang sukses adalah delegasi

Kunci sukses manajemen waktu adalah delegasi. Jangan mencoba untuk menyelesaikan semua tugas sendirian. Kenali mana tugas yang dapat diselesaikan oleh orang lain dan delegasikan pekerjaan tersebut kepada mereka. Ini adalah satu – satunya cara dimana anda dapat memiliki waktu yang diperlukan untuk menangani tugas – tugas yang benar – benar penting bagi anda. Pada saat yang sama, apa yang anda pilih untuk dikerjakan,lakukanlah dengan benar pertama kalinya demi menghemat waktu karena mengerjakan pekerjaan berualng. Pengalaman menunjukkan bahwa waktu yang anda perlukan untuk mengulang pekerjaan anda akan lebih banyak dihabiskan dibanding waktu yang anda perlukan untuk mengerjakan pekerjaan secara benar dari awal. Delegasi adalah seni yang dapat memberikan banyak manfaat bagi orang – orang yang harus melakukan banyak kegiatan.


5.    Jangan takut untuk mengatakan “TIDAK”

Anda harus belajar untuk sekali – kali mengatakan TIDAK dan menolak tugas – tugas yang tidak dapat anda lakukan. Jika anda kehabisan waktu dan merasa stress, maka lebih baik untuk menolak undangan pergi makan siang atau makan malam keluarga. Anda harus menyadari bahwa anda tidak dalam kewajiban untuk mempersingkat segalanya dalam sekejap. Anda harus belajar untuk memilih tugas yang anda benar – benar ingin lakukan atau yang perlu diselesaikan.



6.    Membagi tugas yang panjang dalam kegiatan yang lebih kecil

Teknik yang lain akan membantu anda dalam manajemen waktu adalah dengan memecah tugas – tugas panjang yang biasanya anda tidak ingin melakukannya atau terlalu sulit menjadi beberapa kegiatan yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola. Ini akan mengelola baik stress maupun waktu anda. Anda misalnya, dapar meluangkan wkatu 10 menit setiap hari untuk bekerja pada tugas yang tidak menyenangkan atau panjang. Dengan menggunakan pendekatan ini, secara bertahap anda akan memiliki beberapa kemajuan, anda akan merasa lebih baik dan pada akhirnya anda akan dapat menyelesaikan aktifitas dengan cepat daripada terus menerus menunda hal tersebut.


7.    Perfeksionisme membutuhkan waktu

Anda harus mencoba menghindari kesempurnaan. Berkutat tanpa akhir salam mencari kesempurnaan untuk hal –hal sepele adalah buang – buang waktu dan tidak akan memberikan anda cukup waktu untuk menangani tugas – tugas yang lebih berguna dan mungkin lebih menyenangkan.


8.    kenali waktu dimana anda lebih produktif

adalah normal bahwa kinerja anda tidak sama sepanjang waktu. Ada saat – saat dimana anda lebih produktif sementara di saat lain produktivitas anda menurun karena berbagai alasan. Fase ini dapat terjadi pada hari yang sama. Dengan asumsi bahwa anda bekerja 8 jam sehari, ini memberi anda sekitar 1800 jam kerja per tahun. Temukan periode waktu dimana anda lebih produktif dan di saat tersebut cobalah untuk menangani tugas yang paling sulit.


9.    Cobalah untuk tidak menunda hal – hal untuk nanti

Anda perlu belajar untuk mengatasi setiap tugas dan masalah ketika perlu ditangani. Cobalah untuk tidak menunda kegiatan untuk lain waktu, karena dibawah tekanan waktu anda lebih mungkin untuk melakukan kekeliruan dan mengambil keputusan yang salah.


10. Hindari hal-hal yang dapat mengalihkan perhatian anda

Selama jam kerja, cobalah untuk menemukan saat – saat dimana tidak ada yang bisa mengganggu anda melakukan aktivitas. Jika anda memiliki kebijakan pintu terbuka, anda mungkin harus menutupnya sesekali. Jika seseorang datang ke kantor anda ketika anda memiliki tugas yang harus diselesaikan, tolaklah secara lembut permintaannya dan jadwalkan waktu lain untuk bertemu dengan mereka.

11. Jangan lupa diri and sendiri

Ketika anda membuat rencana, jangan lupa menyertakan kegiatan yang berkaitan dengan kesenangan dan waktu istirahat untuk anda sendiri. Selama waktu ini, pastikan bahwa anda benar – benar berhenti dari pekerjaan anda, santailah dan isi ulang baterai anda. Jika diperlukan cobalah untuk tidur selama setengah jam dan selama waktu itu lakukan sesuatu yang and sukai dan membuat anda tenang. Setengah jam memang tidak membuat perbedaan dalam tidur anda. Tetapi dapat memberikan kepuasan dan mempersiapkan anda lebih baik di hari berikutnya. Beri penghargaan untuk diri anda sendiri ketika anda berhasil menyelesaikan pekerjaan yang melelahkan.


12. Menganalisis dimana anda menghabiskan waktu anda

Untuk dapat mengoptimalkan waktu anda lebih baik, anda harus lebih dahulu memahami dimana anda menghabiskan waktu anda. Untuk melakukan itu, anda dapat menggunakan log (catatan rekaman) untuk merekam aktivitas anda. Anda harus melakukan ini selama 2 – 3 minggu. Dalam log, anda harus mencatat semua yang anda lakukan per jam ketika anda terjaga, berapa banyak waktu yang and alokasikan untuk setiap tugas, aktivitas, pertemuan dan berapa banyak waktu yang anda alokasikan untuk istirahat dan tidur. Setelah anda memiliki informasi ini di log, anda dapat mulai menganalisa dimana anda menghabiskan waktu anda dan buatlah perubahan yang diperlukan untuk mengoptimalkan waktu anda. Anda harus fokus pada kegiatan yang paling penting untuk diselesaikan. Hindari kegiatan atau tugas yang tidak memberikan nilai tambah. Sebagai contoh, setelah dilihat pada log anda, anda melakukan pengecekan email sebanyak 10 kali sehari; anda harus meminimalkan menjadi hanya beberapa kali per hari.


13. selalu rencanakan waktu untuk kegiatan tak terduga.

Masukkan dalam rencana anda waktu ekstra untuk tugas – tugas dan kegiatan tak terduga. Revisi rencana anda secara teratur dan alokasikan waktu untuk kegiatan tak terduga. Hal – hal yang beresiko akan memakan waktu anda misalnya masalah dengan PC anda, dan miliki solusi alternatif untuk mengatasinya.



Manajemen waktu adalah suatu keterampilan yang memerlukan waktu untuk menguasainya sehingga mulailah bekerja dengannya! Pada akhirnya, manajemen waktu akan memberi anda waktu tambahan yang anda butuhkan untuk dapat menikmati apa yang paling penting bagi anda dan mengubah hidup anda menjadi lebih baik











Tidak ada komentar:

Posting Komentar